لقد تم عقد الإجتماع مع المتطوعين يوم الخميس 23 أغسطس ( آب ) 2012 في مركز الأولمبياد . حضر الإجتماع نائب رئيس الإتحاد الدولي للشطرنج Fide جيورجيو ماكروبولوس ورئيس الإتحاد التركي للشطرنج رئيس اللجنة المنظمة للأولمبياد علي نيهات يازيجي والمدير المالي في الإتحاد الدولي للشطرنج نايجل فريمان ومنسق مؤتمر الإتحاد الدولي إيرمان أوسكودارلي ومنسق الدورة كينغيز إينسي , والذين أعلموا جميع المتطوعين الشباب بالخطوط الرئيسية للحدث القادم ( الأولمبياد ) .
ثم قام المنسقون من كل قسم بإطلاع المتطوعين على مركز الأولمبياد وتعريفهم بأجزائه .